Propuesta de estrategia para la optimización del proceso de comisiones del IDEAM
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2021-11-26
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Descripción
El IDEAM (Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales) es una institución pública de apoyo técnico y científico al Sistema Nacional Ambiental, que genera conocimiento, produce información confiable, consistente y oportuna, sobre el estado y las dinámicas de los recursos naturales y del medio ambiente, que facilita la definición y ajustes de las políticas ambientales y la toma de decisiones por parte de los sectores público, privado y la ciudadanía en general.
Dentro de los procedimientos que existen en la entidad se encuentra el “procedimiento solicitud y legalización de orden de comisión”, esta gestión en la actualidad se realiza de manera manual con soportes de archivos en Excel, los cuales son diligenciados por los funcionarios de las diferentes áreas involucradas a lo largo del proceso.
Este proyecto plantea formular una estrategia que optimice el procedimiento de manera tal que permita una adecuada administración y gestión de las comisiones tanto de los participantes como de los recursos destinados para la misma y así lograr que la entidad tenga un mejor control y acceso a la información de las comisiones para tener en cuenta la información histórica en la planeación del siguiente periodo. Como resultado, se obtendrá una propuesta de una estrategia que permita a la entidad integrar a sus sistemas de información el procedimiento expuesto anteriormente.
Resumen
The IDEAM (Institute of Hydrology, Meteorology and Environmental Studies) is a public institution that provide technical and scientist support to Environmental National System, generates knowledge, produces reliable, consistent and timely information, about the state and dynamics of natural resources and environment that facilitates the definition and adjustments of environmental policies and decision making by the public and private sectors and the general public.
Within the procedures that exist in the entity will find the “procedure for application and legalization of commission order” This management is currently carried out manually with file supports in Excel, which are filled out by the officials of the different areas involved throughout the process.
This project proposes to formulate a strategy that optimizes the procedure in such a way that it allows an adequate administration and management of the commissions of both the participants and the resources allocated for the same and then ensure that the entity has better control and access to information on commissions to consider historical information in planning the next period.
As a result, a proposal for a strategy will be obtained that allows the entity to integrate the procedure outlined above into its information systems.
Palabras clave
Metodologías de proyectos, Gestión de proyectos, Levantamiento de información, Comisión de servicios, Recursos, Estrategia