Construcción, Ajuste y Validación de Indicadores y Mapas de Riesgo Asociados a los Procesos de Gestión deRecursos Financieros, Gestión de Laboratorios y Bienestar Institucional de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
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2015-09-13
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Descripción
Con el fin de apoyar el proyecto de actualización y ajuste del sistema integrado de gestión de la universidad Distrital Francisco José de caldas, desarrollado por el equipo SIGUD de la Oficina asesora de planeación y control, se realizó el trabajo de construcción, ajuste y validación de indicadores y mapas de riesgo asociados a los procesos de gestión de recursos financieros, gestión de laboratorios y bienestar institucional. Por medio de entrevistas, revisión de la información actual de cada proceso y siguiendo los lineamientos de la Guía para la Construcción de Indicadores y el Manual para la Administración de Riesgo, fue posible obtener como resultado catorce indicadores de gestión, documentados en el formato Hoja de Vida del Indicador, que permitieran medir el cumplimiento del objetivo general de cada uno de los procesos en términos de eficacia, eficiencia, y efectividad, y tres Mapas de Riesgo, en los cuales se identificaron riesgos de calidad, ya fueran de tipo operativo, de cumplimiento, de imagen, estratégico, financiero o de tecnología; los cuales fueron validados y aprobados por los gestores de los procesos de gestión de recursos financieros, gestión de laboratorios y bienestar institucional. Además se crearon tres propuestas de socialización con la intención de dar a conocer el Sistema Integrado de gestión y poder de esta manera dar cumplimiento a los objetivos misionales y garantizar la satisfacción de las necesidades de la comunidad universitaria. Durante el desarrollo del proyecto fue posible observar que el flujo de información entre las diferentes dependencias es bastante deficiente, el personal que labora en la institución presenta resistencia al cambio y aún no conoce los formatos y documentos que ya se encuentran estandarizados, por lo cual se recomienda brindar capacitación sobre los procedimientos ya establecidos, generando un cambio organizacional y de esta manera hacer efectivo el uso de los Indicadores y Mapas de Riesgo.
Resumen
In order to support the project of renovation and adjustment of integrated management system of the District University Francisco José de Caldas, developed by the SIGUD team advises Office planning and control, work construction, adjustment and validation was performed indicators and risk maps associated with the processes of financial resource management, laboratory management and institutional welfare. Through interviews, review of current information of each process and following the guidelines of the Guide for the Construction of Indicators and Manual for Risk Management, it was possible to obtain as a result fourteen indicators, documented in the sheet format life Indicator, in order to measure compliance with the overall objective of each of the processes in terms of effectiveness, efficiency, and effectiveness, and three risk maps, where quality risks are identified, whether operating guy, compliance, image, strategic, financial or technology; which they were validated and approved by the managers of the management processes of financial resources, laboratory management and institutional welfare. In addition socialization three proposals were created with the intention of raising awareness of the Integrated Management System and thus able to fulfill the mission objectives and ensure the satisfaction of the needs of the university community. During the project it was observed that the flow of information between different agencies is quite poor, the staff working in the institution presents resistance to change and still not know the forms and documents that are already standardized, which is recommends providing training on already established procedures, generating an organizational change and thus make effective use of indicators and risk maps.
Palabras clave
Mapas de Riesgo, Indicadores, SIGUD, Gestión del Riesgo, Sistemas de Calidad, Proceso