“Diseño de una Aplicación Semiautomática para la Mejora del Proceso de Generación de Informes de Gestión del Área de Formación y Desarrollo de BBVA Colombia”
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2015-08-20
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Descripción
La formación y desarrollo de las personas que conforman una empresa se ha convertido en los últimos años en una necesidad de cualquier organización que desee permanecer en el mercado. Esto se debe a que cada empresa busca ofrecer el bien y/o servicio a sus clientes proporcionando un aspecto diferenciador respecto de sus competidores y esto se logra, en gran parte, con la implementación de un programa sólido de formación y desarrollo de sus colaboradores que potencie las capacidades de cada individuo, así como implementar programas que dirigidos a mejorar la satisfacción del cliente por medio de capacitación del cliente interno.
En este documento se pretende diseñar una aplicación para el área de Formación y Desarrollo de BBVA Colombia en el cual se simplifique la forma de realizar los informes de gestión de las formaciones que lidera el departamento y de esta manera disminuir los tiempos de elaboración, minimizar los errores y generar de forma rápida y fiable los indicadores necesarios para la evaluación y control de las acciones formativas llevadas a cabo en el área.
Para lograr el objetivo propuesto se ha iniciado por evaluar la forma en la cual se lleva a cabo actualmente el proceso de generación de reportes dentro del área de F&D, iniciando por verificar la forma de obtención de datos de las diferentes acciones formativas.
Se evalúan desde un aspecto teórico las diferentes modalidades de formación, ya sea presencial, en línea o mezcla de las dos anteriores teniendo en cuenta que en BBVA se han implementado programas que utilizan cada una de estas modalidades en los casos que así lo requiera. Además se establecen e identifican los indicadores que se utilizan actualmente en el área y, en caso de ser necesario, se crean nuevos indicadores que permitan realizar una gestión más eficiente.
La identificación de la problemática debe ser enfocada a mejorar procesos que no generen valor agregado a la gestión realizada por el área y en el cual se evidencie una falencia de estructura y posibilidad plausible de mejoras en el proceso. Dicho esto es importante mencionar que nos enfocamos en la generación de informes por parte del área dado que es un proceso recurrente y que al evaluar dichas tareas se observan errores que pueden ser corregidos y minimizar el tiempo de ejecución de cada proceso. Para el diseño de la mejora es importante establecer previamente los parámetros de medición de la formación y de los diferentes programas que lleva a cabo F&D. Para ello es necesario indagar acerca ce cuales son los indicadores más apropiados para la gestión del área cómo número de participantes por sesión, costo de acción formativa, calificación promedio, evaluación de la acción formativa por parte de los participantes etc.
En la generación de una aplicación que mejore tanto la forma como el tiempo de realización de los informes de gestión se trabaja en conjunto con el departamento de tecnología de la entidad quien asesora y plasma las ideas propuestas por el equipo de trabajo en la aplicación de Microsoft Access, el cual es inicialmente el programa propuesto para el desarrollo teniendo en cuenta que BBVA cuenta con licencias para su uso en las diferentes dependencias de la entidad.
La finalidad de este proyecto es proporcionar las herramientas para hacer procesos de manera más simple y con resultados más efectivos a los obtenidos realizando el proceso de la forma tradicional, generando valor agregado para la gestión del área, logrando así enfocar los esfuerzos en tareas propias de la formación y desarrollo de los colaboradores de BBVA Colombia.
Resumen
Training and development of people that make a company has in recent years become a necessity for any organization wishing to stay in the market. This is because each company seeks to offer good and / or service to their customers by providing a differentiator over its competitors and this is achieved, in large part, with the implementation of a strong program of training and development of its employees that enhances the capabilities of each individual as well as implement programs aimed at improving customer satisfaction through internal customer training.
This document is intended to design an application for the area of Training and Development of BBVA Colombia in which how to perform management reports of training leading department and thus reduce processing times to be simplified, minimizing errors and quickly generate reliable indicators necessary for evaluation and control of the training activities carried out in the area.
To achieve the proposed objective has been initiated to assess the way in which it is currently carrying out the process of generating reports within the area of F & D, starting with check how data collection of different training activities.
the different types of training, either in person, online or mixture of the two previous considering that BBVA has implemented programs that use each of these modalities in cases that need attention are evaluated from a theoretical aspect. Besides establishing and identify indicators that are currently used in the area and, if necessary, new indicators to allow more efficient management are created.
Identifying the problem it should be focused on improving processes that do not generate added value to the management by the area in which a shortcoming of structure and plausible possibility of improvements in the process becomes apparent. That being said it is important to mention that we focus on reporting by the since it is a recurring process area and that in evaluating such tasks errors that can be corrected and minimize execution time of each process are observed. For the design improvement is important previously set parameters measurement of training and the various programs carried out by F & D. This requires ce inquire about what are the most appropriate indicators for managing the area as the number of participants per session, cost of training activity, average rating, evaluation of the training by the participants etc.
In the generation of an application that improves both the form and the time of completion of management reports working in conjunction with the Department of Technology who advises entity and plasma the ideas proposed by the task force in implementing Microsoft Access, which is initially the proposed development given that BBVA has licenses for use in the various units of the entity program.
The purpose of this project is to provide the tools to make processes more simply and more effective results than those obtained by performing the process in the traditional way, creating added value for management of the area, achieving focus efforts on tasks of training and development of employees of BBVA Colombia.
Palabras clave
Diseño, Gestión, Formación, Mejora