Automatización del proceso de expedición de actos administrativos en la ADRES, mediante el diseño de un aplicativo web enlazado a un Sistema CRM Microsoft Dynamics
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2020-12-15
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Descripción
La expedición de actos administrativos en Colombia es una facultad otorgada por la Ley a las entidades del sector público, las cuales, en ejercicio de sus funciones materializan las decisiones impartidas a través de estos documentos para dar cumplimiento a su objeto social. Esta actividad tradicionalmente ha sido ejecutada con altos índices de operatividad, sin el uso de sistemas de información que soporten la expedición de actos administrativos, para el caso de estudio, se pone de presente la entidad estatal colombiana ADRES (Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud), cuya operación ha sido objeto de mejoras en componentes tecnológicos para garantizar la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos del sector salud del país. Así las cosas, en 2018 la ADRES inició la implementación del sistema CRM Microsoft Dynamics 365 inicialmente para apoyar procesos de Atención al Ciudadano con el manejo de PQRSD y el de Mesa de Ayuda en cuanto al manejo y administración de las solicitudes de soporte informático, sistema que cuenta con altas prestaciones de adaptabilidad a necesidades específicas, mediante el desarrollo y parametrización de módulos para administrar cada proceso, desarrollos que han sido ejecutados por el contratista “Controles Empresariales”, mancomunadamente con la Dirección de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la entidad.
Desde la Dirección Administrativa y Financiera de la ADRES se planteó automatizar el proceso de expedición de actos administrativos mediante la creación de un aplicativo web integrado al CRM Microsoft Dynamics 365, ajustado a las necesidades y expectativas del proceso, para contar con una confiable numeración y fechado de actos administrativos, tener trazabilidad de las solicitudes, generar informes, crear un repositorio documental digital de actos administrativos y evidentemente, contar con un sistema de información robusto y con altos estándares de seguridad. Lo anterior ha venido implementándose paulatinamente desde marzo de 2020, siendo líder de implementación uno de los autores del presente trabajo de grado.
Resumen
The issuance of administrative acts in Colombia is a power granted by law to public sector entities, which, in the exercise of their functions, materialize the decisions through these documents to comply with their corporate purpose. This activity has traditionally been carried out with high operational rates, without the use of any information systems that support the issuance of administrative acts, for the case of study, the Colombian state entity ADRES (Administrator of General Social Security in Health System Resources), whose operation has been subject to improvements in technological components to guarantee efficiency and transparency in the management of the country's health sector resources. Thus, in 2018 ADRES began the implementation of the Microsoft Dynamics 365 CRM system initially to support client service processes with requests management and Help Desk processes, system that has high performance adaptability to specific needs, through the development and parameterization of modules to manage each process, developments that have been executed by the contractor "Controles Empresariales", jointly with the ADRES' Directorate of Information Technologies and Communications.
The Administrative and Financial Directorate of ADRES proposed to automate the process of issuing administrative acts by creating a web application integrated into the Microsoft Dynamics 365 CRM, adjusted to the needs and process expectations, to have reliable numbering in administrative acts, have traceability of requests, generate reports, create a digital document repository for this documents and obviously, have a robust information system with high security standards. The above has been gradually being implemented since March 2020, with one of the authors of this degree project being the implementation leader.
Palabras clave
ADRES, CRM Microsoft Dynamics, Actos Administrativos, Tecnologías de la Información y Comunicaciones